הנדון: תיבת הדואר המפלצתית שלך

תמיד כשאני חוזר מחופשה ארוכה, ולעיתים גם קצרה מאוד כמו סופ”ש או הפסקת סיגריה, אני נדהם מכמות המיילים שמחכה לי בתיבת הדואר שלי. אני תמיד מופתע איך בזמן כה קצר אפשר לשלוח כל כך הרבה מיילים ואיך מצפים שאגיב לכל המיילים הללו ובמקביל אעשה את העבודה שלי. אז נכון, דואר אלקטרוני נראה כצורת התקשורת הנוחה והמהירה ביותר, ולעיתים זה נכון – אם עושים את זה נכון.

הדואר האלקטרוני שינה את תפיסת התקשורת שלנו – רובנו מרגישים כאילו אנחנו חייבים להיות זמינים כל הזמן, אנחנו מחוברים לתיבת הדואר האלקטרוני שלנו עם הטלפונים החכמים, הטאבלטים ובדומה לכלב של פאבלוב – רצים לבדוק את תיבת הדואר בכל פעם שנשמע האות (או רוטט הכיס). אנחנו כל הזמן זמינים, כל הזמן מופרעים וכל הזמן נדהמים מגל המיילים הרודף אותנו.

להתנתק לחלוטין זה לא הפתרון, בסופו של דבר – אנחנו צריכים לענות לחלק מהמיילים הללו, ולעיתים אף לבצע פעולות נוספות (כמו להרגיע את הבוס או לחזק את העובדים). לטוב ולרע – אנחנו צריכים את תיבת הדואר האלקטרוני שלנו. אבל זה לא אומר שתיבת הדואר שלנו צריכה לשלוט בנו, אפשר לגרום לנו לחיות בהרמוניה ובשלווה יחסית.

דרך אחת לעשות זאת היא פשוט לשלוח פחות דואר.

לשלוח פחות

תאמינו או לא, אפשר להגיע לאפקטיביות ופרודקטיביות גבוהות גם אם נשלח פחות דואר. אין סיבה שנמלא את תיבת הדואר היוצא שלנו בכל כך הרבה מיילים, וכמעט בוודאות ניתן לצמצם את רשימת האנשים אותם אנחנו מכתבים במיילים שלנו (מה שנקרא: קרקס אלקטרוני). חשוב לזכור שככל שנכתב פחות אנשים – נקבל פחות תגובות, במיוחד אם אנחנו עובדים בארגון בו כולם חייבים להגיד את המילה האחרונה (או פשוט להראות שיש להם מילה כלשהי).

דואר אלקטרוני הוא לא תמיד הדרך הטובה ביותר לתקשר עם אנשים. שיחה פנים-אל-פנים או אפילו שיחת טלפון (אלוהים ישמור!) יכולות להיות הרבה יותר אפקטיביות ממייל ארוך ומפורט. למעשה, אפשר שיחות שכאלה יכולות להעביר הרבה יותר כאשר משתמשים בטון ובשפת גוף, מה שלא ניתן לעשות במיילים.

גם שליחת הודעות באמצעות תוכנות מסרים מיידיים (כמו וואצאפ, גוגלטוק, ואפילו הודעת טקסט) יכולה להיות אפקטיבית וחסכונית יותר. נכון, היא יותר פולשנית אבל לפעמים הרבה יותר קל לקבל תשובה מיידית לשאלה קצרה מאשר לעודד שליחת מייל ארוך ומפורט. ואם כבר העלנו את נושא האורך והפירוט –

לכתוב פחות

ככל שנכתוב פחות טקסט במייל כך התשובות יהיו קצרות יותר. אנשים נוטים לחקות את ההתנהגות של מי שעומד מולם ולכן אם אנחנו רוצים לקבל מיילים מתומצתים כדאי שנהיה מתומצתים בעצמנו.

ההרגשה הכללית היא שמיילים מתומצתים הם פחות נחמדים וקרירים, אבל אפשר לפתור את ההרגשה הזו בקלות. אפשר להוסיף לחתימה הסבר קצר שניתן בשירות הזה. האתר הזה יסביר בצורה מושלמת את הסיבה לתמציתיות במייל שלנו.

דרך קלה נוספת היא להוסיף לחתימה את התוספת “נשלח מהאייפון שלי” (או במקרה שלי – “נשלח מהנוקיה לומיה שלי”), מה שנותן לגיטימציה לתימצות וקיצור (ולעיתים גם לשגיאות כתיב ודקדוק).

חשוב לשמור על קשרים טובים עם האנשים שעובדים איתם, אבל מייל הוא לעבודה ולא אמור להסיח את דעתכם. אם אתם רוצים לשמור על קשר טוב עם הסביבה שלכם (או הלקוחות) – אפשר פשוט להרים טלפון לדבר. דואר אלקטרוני צריך להרגיש יותר כמו טוויטר או אפילו סטטוס קצר בפייסבוק מאשר המכתבים הישנים. אם אתם יכולים, תעבירו את כל התקשורת ביניכם לטוויטר, ומספר ארגונים החלו לעשות זאת.

אם זה נראה גדול מדי עליכם אפשר לעשות את זה בשלבים – אפשר לתמצת את המייל בתחילתו בצורת נקודות, ובהמשך לפרט כמה שרוצים. שימו לב שלאט לאט אנשים יתחילו לחקות אתכם והז יקל מאוד על מעבר למיילים מתומצתים ולעניין. וזה הזמן לעבור לנקודה הבא – לקבל פחות מיילים.

לקבל פחות

הדרך המהירה והקלה ביותר לקבל פחות דואר מאנשים הוא להגיד להם להפסיק לעשות את זה (בצורה נחמדה, כמובן). להכניס בשורת הנושא “לידיעתך” (FYI) או “אין צורך לענות” (NRN) זה לגיטימי
לחלוטין ויצמצם בצורה משמעותית את שאף הדואר שתקבלו. אנשים ירגישו פחות “מחוייבים” להחזיר תגובה.

מרבית ספקי שירות הדואר האלקטרוני מסננים דואר זבל אוטומטי ויש כאלה שאפילו מוכרים שירותים כאלה. אבל למרות כל השירותים הללו יש כמה שעדיין מצליחים להשתחל פנימה, בין אם נרשמנו לרשימה כלשהי ובין אם לא, והם מעמיסים לנו על תיבת הדואר. אפשר, כמובן, פשוט למחוק את המיילים הללו אבל הם יחזרו שוב, ושוב, ושוב עד שתפסיקו אותם. אז כדי למנוע את המצב של “שוב ושוב” למה לא לעצור אותם באותו הרגע. תנו לעצמכם עד דקה בכל פעם שאתם מקבלים מייל כזה וחפשו את הקישור שיסיר אתכם מרשימת התפוצה (unsubscribe). אם אין כזה, אפשר להשקיע קצת וליצור חוק שימחק את המיילים הללו אוטומטית. אם אתם רוצים לפשט עניינים, אפשר להשתמש בשירות הזה.

לא משנה מה אתם עושים, ביטול הרשמה לרשימות תפוצה שכאלה יצמצמו בצורה משמעותית את כמות הדואר שיגיע אליכם.

להתמכר פחות

ציינתי בהתחלה את הכלב של פאבלוב, ולא סתם. יש לנו נטייה לבדוק את תיבת הדואר שלנו בכל פעם שאנחנו שומעים צליל או מרגישים רטט. זה קורה פעם בחמש דקות, ואם נעשה חישוב מהיר זה יוצא… המון. פשוט המון פעמים שאנחנו עוצרים את כל מה שאנחנו עושים באותו רגע כדי לבדוק מי שלח לנו דואר אלקטרוני ולענות עליו בהקדם האפשרי. זה לא בריא וזה מסוכן (במיוחד למערכות יחסים). אז נכון, לפעמים יש מיילים מאוד חשובים שדורשים את תשומת הלב המיידית שלנו, מצד שני – אם תשומת הלב נדרשת כל כך מהר אפשר פשוט להתקשר אלינו.

אבל בכל מקרה, לעיתים יש מיילים שאנחנו לא יכולים להרשות לעצמנו להתעלם מהם או להמתין איתם. במרבית הטלפונים החכמים אין את האפשרות להגדיר צליל דואר אלקטרוני לאדם מסויים או לנושט מסויים, אבל אם יש לכם אפשרות כזו – לכו על זה. אם לא, אפשר להשתמש בשירות הנפלא של IFTTT.

המטרה היא לשחרר את עצמכם מהצילצול שיגרום לכם לרייר. ברגע שתדעו שהודעות חשובות ידווחו לכם, לא יהיה לכם צורך לבדוק כל הזמן אם הגיעו הודעות חשובות. זה כזה פשוט.

לארגן יותר

הרבה אנשים מנהלים את תיבת הדואר האלקטרוני שלהם כמו שאני מנהל את הבית שלי – בבלאגן. מרבית האנשים משאירים את תיבת הדואר הראשית שלהם (INBOX) מלאה ולא מעבירים את ההודעות למקומות הרלוונטיים ומשאירים את ההודעות כמו שהן. אבל חשוב לזכור שכשמגיעה הודעה היא דורשת פעולה כלשהי, אחרת נמצא את עצמנו עם תיבה מלאה בדואר עד שלא נמצא את הידיים והרגליים.

הנה חמש פעולות מהן ניתן לבחור כאשר מגיעה הודעת דואר חדשה:

  • פעולה מיידית

אם יש לכם זמן או שהדואר דורש התייחסות מיידית תעשו זאת באותה הרגע. בין אם זה לבצע משימה או להחזיר תשובה פשוטה. אבל אל תרגישו מחוייבים לעשות זאת באותו הרגע אם יש לכם מחוייבויות אחרות.

  • דחייה למועד מאוחר יותר

אם אתם עסוקים מדי או שיש לכם התחייבויות קודמות – חכו עם המשימה הזו. תוסיפו את המייל למשימות לביצוע ותגיעו אליו אח”כ. רק אל תשאירו אותו בתיבה הראשית. תתמודדו איתו כשתוכלו.

  • ארכבו

הרבה מאוד מהמיילים שמגיעים אלינו מספקים מידע חשוב (או חשוב פחות), אך לא דורשים מאיתנו פעולה מסויימת או התייחסות. ההמלצה שלי היא לארכב אותם איפשהו באחת התיקיות, בהתאם לנושא.

  • מחיקה

אם הדואר הוא דואר זבל או חסר תועלת לטווח הרחוק (מזל טוב לשושה!) – תמחקו אותו.

  • העבירו הלאה

חלק מהדואר דורש התייחסות אבל לא תמיד את ההתייחסות שלכם. העבירו את המשימה הלאה (עם כיתוב השולח המקורי) לאדם המתאים ביותר לבצע את המשימה. זה גם יכול “לחנך” את האנשים ששולחים לכם מיילים עם בקשות שלא רלוונטיות אליכם.

המטרה היא לגרום לתיבת הדואר האלקטרוני שלכם להשאר נקייה למיילים חדשים. כל פעם שנכנס דואר חדש, טפלו בו והשאירו את התיבה הראשית ריקה. ככה לא יהיה לכם כאב ראש.

הכי טוב זה להתחיל היום – סמנו את כל ההודעות שקיבלתם עד לפני שבוע וארכבו אותם. גם ככה אם יש דואר שנשלח אליכם לפני יותר משבוע ולא התייחסתם אליו הסבירות היא שאם תחזירו תשובה עכשיו היא לא תהיה רלוונטית (או פשוט ממש מעליבה). אם יש לכם רעיונות נוספים לשמירה על סדר וצמצום תיבת הדואר, אתם מוזמנים לשתף בתגובות.

תגובה אחת
כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

יש מצב שתאהבו גם את זה